En général, les polices d’assurance pour les entreprises ne couvrent pas les pertes d’exploitation ou les perturbations de l’approvisionnement causées par une pandémie comme celle de la COVID-19. L’assurance des biens est conçue pour protéger les biens matériels d’une entreprise contre les pertes ou les dommages causés par diverses causes, qu’il s’agisse de risques spécifiques nommés dans la police ou de risques globaux. De plus, certaines organisations peuvent avoir acheté une couverture spécialisée pour les pertes d’exploitation – généralement un complément à une police d’assurance générale commerciale existante qui couvre les dépenses continues ou remplace les bénéfices perdus dans le cas où une entreprise doit temporairement fermer. Avec ces polices, un important problème est de définir la période d’indemnisation ou de rétablissement – les polices paieront la perte de revenus de l’entreprise jusqu’au rétablissement de l’entreprise ou à l’expiration de la couverture – généralement 12 mois à compter du début de l’interruption.

Pour de plus amples informations, consultez le site web du BAC

Malheureusement, alors que de nombreuses entreprises touristiques canadiennes cherchent des moyens créatifs de maintenir leurs activités pendant la pandémie de la COVID-19, d’autres trouveront que les défis à relever pour rester à flot sont trop importants et devront fermer leurs portes. Fermer une entreprise au Canada n’est pas difficile, mais il y a plusieurs étapes à franchir. 

  1. Annuler l’enregistrement de votre entreprise individuelle/société de personnes, ou dissoudre votre société. Les formulaires pour ce faire sont différents dans chaque province. Voici des liens vers les pages web pertinentes pour l’Ontario, le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta.  
  2. Dissoudre votre société. Ceci nécessite qu’une résolution spéciale soit adoptée lors d’une réunion (ou le consentement écrit) de tous les actionnaires votants.  Voici les liens vers les formulaires pertinents pour l’Ontario, le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta.
  3. Liquider vos comptes de paie. Toutes les cotisations au RPC, à l’AE et les déductions fiscales doivent être envoyées à votre centre fiscal dans les sept jours suivant la fin de votre activité.
  4. Soumetter votre déclaration fiscale finale à l’ARC, y compris une copie de vos statuts de dissolution (pour éviter de devoir continuer à remplir une déclaration fiscale annuelle pour la société dissoute).
  5. Fermer vos comptes de taxes de vente. Vos comptes pour la TPS, la TVH et la TVP doivent tous être fermés, et tout montant impayé doit être payé au moyen du formulaire RC145, que vous devez envoyer à l’ARC. Il existe des procédures légèrement différentes au Québec, en Colombie-Britannique et en Saskatchewan. 
  6. Informer votre municipalité que votre entreprise a fermé ses portes si vous avez obtenu une licence d’exploitation pour y opérer.  

Créer de nouvelles stratégies de revenus

Votre stratégie de croissance des recettes dépendra d’un certain nombre de scénarios et d’estimations que vous aurez modélisés et planifiés. Les entreprises touristiques, en particulier celles qui dépendent des voyageurs internationaux, se trouvent dans une situation unique, car l’avenir des voyages dépend de l’ouverture des frontières et de négociations gouvernementales complexes et vous devrez tenir compte de vos coûts dans différents scénarios.

L’impact sur les recettes variera en fonction de l’évolution des réglementations sanitaires et des exigences en matière de distanciation sociale. Certains secteurs du tourisme seront plus touchés par les règles que d’autres, mais les nouvelles préférences et attentes des consommateurs joueront également un rôle dans la demande et les dépenses. Voici quelques considérations sectorielles pour l’estimation des recettes futures:

Utilisation des ratios financiers

Lorsque les banques et autres prêteurs veulent comprendre la force d’une entreprise, ils utilisent généralement des ratios financiers. Ceux-ci peuvent fournir des informations uniques sur une entreprise, et ils peuvent aider à mesurer les tendances et les progrès. Ils sont extrêmement utiles aux propriétaires de petites entreprises qui veulent savoir comment leur entreprise se comporte d’un point de vue financier.

Voici quelques-uns des principaux ratios à prendre en compte :

1. Flux de trésorerie / endettement = (revenu net + amortissement) / dette totale

Ce ratio peut aider à prévoir les problèmes de liquidité.

2. Marge bénéficiaire nette = (recettes totales – dépenses totales) / recettes totales

Ce ratio montre dans quelle mesure une entreprise réussit à gérer les coûts (pour un hôtel, cela va des frais de personnel aux fournitures de nettoyage et au marketing) et à convertir les recettes (principalement celles provenant des clients) en bénéfices.

3. Marge brute = (ventes – coût des biens vendus) / ventes totales

Ce ratio peut vous alerter sur les problèmes que vous pourriez avoir en payant des frais d’exploitation.

4. Chiffre d’affaires par employé = revenu annuel / nombre d’employés

Il s’agit d’une mesure utile pour aider à estimer le niveau des effectifs pendant la reprise – pour un hôtel, la relation entre le taux d’occupation et le niveau des effectifs.

Pour utiliser efficacement les ratios, vous devrez créer une feuille de calcul pour le suivi et choisir ensuite un calendrier que vous pouvez vous engager à respecter, par exemple sur une base trimestrielle. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pourrez probablement accéder à une analyse des ratios. Demandez l’aide de votre comptable pour obtenir un avis d’expert et des conseils sur la manière d’agir.

Suivi des résultats financiers

La voie de la reprise nécessitera un suivi financier continu ainsi que des mesures et des objectifs précis que vous pourrez atteindre. Vous devrez faire un effort concerté pour contrôler vos budgets et vos états financiers, veiller à ce que les coûts soient réduits et à ce que les activités soient harmonisées aux prévisions. Il est essentiel que vous restiez attentif aux changements de conditions et que vous soyez prêt à répondre aux nouveaux problèmes qui surgissent sur le chemin du retour à la stabilité.

Pour avoir un aperçu de la santé financière de votre entreprise et continuer à faire circuler l’argent, examinez ces états financiers fréquemment et à la fin de l’année :

  1. Bilan : Indique la santé de votre entreprise à tout moment.
  2. État des profits et pertes : Indique les revenus et les dépenses sur une certaine période. 
  3. Tableau des flux de trésorerie : Montre les entrées et sorties d’argent sur une certaine période.

Printable Checklist: Managing Cash Flow During Recovery

Préparer un budget de trésorerie

Lorsqu’une crise survient, vous devez vous assurer que votre réponse financière est à la hauteur de l’impact et prend en considération les conséquences potentielles à moyen et long terme pour votre entreprise. C’est là qu’un budget s’avère utile, car il représente les activités futures de votre entreprise en termes financiers et couvre tous les domaines fonctionnels tels que le marketing, l’informatique, les ressources humaines et les opérations.

Un budget de trésorerie est un exercice de planification qui permet de suivre les entrées et les sorties d’argent de votre entreprise sur une base mensuelle, en révélant à l’avance les déficits et les sources potentielles de problèmes. Bien que cela nécessite un certain travail initial, le fait de vous engager dans un processus régulier de budgétisation et de suivi des flux de trésorerie peut vous aider à survivre à cette crise et même à en sortir plus fort de l’autre côté. Voici les éléments et les étapes de la préparation d’un budget de trésorerie :

Les renseignements fournis par votre association de l’industrie touristique, l’organisme de marketing de destinations, l’organisme touristique régional, l’organisme de marketing provincial et d’autres opérateurs touristiques de votre communauté peuvent vous aider à estimer vos ventes et vos revenus mensuels selon différents scénarios (réouverture, accélération (ramp up) et période creuse).

Gestion des comptes clients

Un suivi régulier de la trésorerie, combiné à des procédures et pratiques proactives en matière de comptes clients, peut contribuer à augmenter vos chances de survie de l’entreprise dès aujourd’hui. Les comptes clients sont un élément essentiel du processus de gestion des flux de trésorerie, car ils représentent l’argent qui vous est dû pour des biens ou des services. Plus vite l’argent arrive dans votre entreprise, mieux c’est.

En raison de l’interruption due à la COVID-19, les entreprises de toutes tailles s’efforcent d’adapter leurs pratiques et politiques en matière de comptes clients à leur avantage. Bien que cette approche semble logique, il est important de rester flexible et réceptif aux besoins de vos clients et fournisseurs pour maintenir les relations et éviter toute pression inutile sur votre chaîne d’approvisionnement.

Essayez de mettre en œuvre certaines de ces techniques courantes pour améliorer votre situation de trésorerie :

  1. Vérifiez les factures pour éviter les erreurs et les inexactitudes.Offer early payment discounts.
  2. Offrir des réductions pour paiement anticipé.
  3. Envoyez des factures à vos clients plus rapidement.
  4. Élaborer une politique de recouvrement des comptes clients et la suivre.
  5. Effectuez un examen mensuel de vos comptes clients impayés. Examinez les « comptes anciens », qui sont des comptes conformes à des périodes acceptées de 30, 60 ou 90 jours à compter de la date de la vente, et calculez les frais d’intérêt qui se sont accumulés.
  6. Appelez les clients dont les comptes sont en souffrance. Cela les incitera non seulement à payer, mais aussi à entretenir de solides relations commerciales avec eux.
  7. Cherchez d’autres entreprises locales avec lesquelles collaborer et innover pour maintenir les flux de revenus.

Gestion des comptes créditeurs

Tout comme l’argent qui entre dans votre entreprise est important, il est également essentiel de comprendre et de contrôler efficacement l’argent qui sort de votre entreprise. Les comptes créditeurs désignent l’argent que vous devez aux fournisseurs pour les biens et services que vous avez utilisés, mais que vous n’avez pas encore payés (par exemple, les ingrédients qu’un restaurant se procure auprès de ses fournisseurs). L’objectif global d’une stratégie de paiement est de conserver les liquidités de votre entreprise le plus longtemps possible, afin de créer une stabilité et une protection pendant que la pandémie se poursuit. En rationalisant et en maîtrisant les dettes, vous pouvez obtenir des avantages significatifs et probablement un impact immédiat sur la trésorerie.

Essayez de mettre en œuvre certaines de ces mesures courantes pour améliorer votre situation de trésorerie à partir des dettes :

  1. Suivez vos factures et évitez les frais de retard et les intérêts.
  2. Comprendre les principaux paiements que vous devez effectuer.
  3. Essayez d’étirer les paiements en proposant de payer un peu plus pour le temps additionnel.
  4. Comparez vos factures aux bons de commande et aux relevés.
  5. Enquêter et faire appel de toute anomalie que vous découvrez.
  6. Établissez des accords de paiement avec vos fournisseurs les plus importants et reconsidérez d’autres relations. 
  7. Éliminer les crédits coûteux en consolidant les dettes lorsque c’est possible.
  8. Utilisez le financement pour les achats d’actifs importants qui doivent être effectués, plutôt que de drainer des liquidités.
  9. Comprendre où vous avez eu du mal à respecter vos engagements financiers dans le passé.

Comptabilité et tenue de livres infonuagique

Il est essentiel de mettre en œuvre un système financier qui vous permette d’agir rapidement et dans une perspective d’entreprise. Le bon système vous donnera une vue d’ensemble de votre situation financière passée et présente, vous fournira des indications pour la prise de décision et vous permettra de rassembler rapidement des rapports financiers pour répondre aux exigences des programmes d’aide.

Le travail à distance a créé des défis majeurs en matière d’accès aux données dans l’ensemble des fonctions de l’entreprise, mais les impacts ont été considérables en ce qui concerne les activités budgétaires et financières. Tout, de la facturation à l’encaissement des paiements, en passant par la préparation des impôts et les rapports financiers réguliers, a été sévèrement restreint pour les PME. En conséquence, de nombreux opérateurs touristiques ont été contraints de passer à un logiciel de comptabilité infonuagique afin de s’adapter. Si l’on peut considérer que cette situation est accablante, la bonne nouvelle est que les logiciels de comptabilité infonuagique sont en hausse depuis quelques années maintenant, qu’ils sont considérés comme sûrs et fiables et qu’ils offrent de nombreux avantages aux PME.

Voici quelques-unes des options gratuites ou peu coûteuses de comptabilité dans le nuage :

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix d’une option de comptabilité infonuagique:

  • Coût: La tarification est-elle annuelle ou mensuelle ? Les abonnements peuvent-ils être annulés facilement et avec des pénalités limitées?
  • Flexibilité: La solution offre-t-elle plusieurs rapports et/ou un tableau de bord ? Une formation et un service à la clientèle sont-ils offerts ? Peut-on intégrer d’autres programmes et applications?
  • Cohérence : Pouvez-vous vous engager à utiliser le programme de manière appropriée et cohérente?
  • Accès: Combien de personnes peuvent accéder aux données en même temps ? Les utilisateurs peuvent-ils collaborer?
  • Sécurité: Êtes-vous à l’aise avec les dispositifs de sécurité ? Sont-ils clairement expliqués?

Gestion des coûts

Pendant la pandémie, vous devrez examiner les coûts variables et fixes de votre entreprise pour voir où des réductions peuvent être faites pour libérer de l’argent. Avant d’entamer un examen détaillé, assurez-vous de disposer de toutes les données dont vous avez besoin dans tous les secteurs de votre organisation afin de pouvoir examiner attentivement chaque poste de dépenses. Il est également important d’établir des indicateurs significatifs, afin que vous puissiez les suivre et prendre des mesures avant votre prochain examen.

Examinez ces pratiques et stratégies :

  1. Pensez aux coûts dans différents scénarios : 1. Fermé, 2. préouverture, 3. accélération, 4. période creuse
  2. Déterminez quels coûts resteront les mêmes et lesquels augmenteront en raison des nouvelles réglementations sanitaires (c’est-à-dire nettoyage supplémentaire, formation).
  3. Faites un exercice de remue-méninges avec les employés pour trouver des économies potentielles. Créer un système de récompense comme mesure d’incitation.
  4. Réduire les stocks pour les harmoniser avec les prévisions, et éliminer le gaspillage.
  5. Comparer la rentabilité de différents produits et/ou lieux pour réduire les coûts.
  6. Mettre en œuvre des horaires réduits pour les employés et redistribuer le travail.
  7. Examinez les articles gratuits et non essentiels (par exemple, les fleurs, les abonnements à des magazines) et réévaluez leur valeur.
  8. Envisagez de vendre puis de louer des actifs pour vous procurer des liquidités.
  9. Travailler avec un comptable ou un conseiller financier pour créer un plan de gestion fiscale efficace et efficient.

Printable Checklist: Develop Smart Inventory Control System