Travail à distance et technologie

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Aider les équipes à travailler à distance

Il est d’autant plus important de veiller à ce que les équipes qui passent au travail à distance soient harmonisées et comprennent leurs responsabilités puisque la communication quotidienne ad hoc peut sembler plus difficile, en particulier dans le contexte d’une crise et d’une entreprise qui pourrait être en mode de survie.

Élaborer un gabarit de politique de travail à domicile définissant les attentes et les paramètres. Cela devrait comprendre : les communications, l’équipement nécessaire pour le travail à domicile, les éléments déclencheurs du travail à domicile obligatoire, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la confidentialité des informations et les politiques de sécurité.

Élaborer une liste de contrôle du processus d’orientation à distance pour le nouveau personnel : définir les attentes et les objectifs, surcommuniquer avec les nouveaux employés à distance, encourager le mentorat par les pairs, produire une liste de tâches à accomplir par les nouveaux employés avant qu’ils commencent, c.-à-d. leur premier jour, la première semaine.

Élaborer une liste de contrôle sur la santé mentale et le mieux-être des travailleurs à distance en mettant l’accent sur les principes clés : établir un calendrier précis avec des pauses, rester physiquement actif, prévoir un système de soutien.

Élaborer des programmes de travail mensuels, hebdomadaires et quotidiens communs pour les équipes à distance en identifiant les étapes du projet et les plages horaires des activités clés et des pauses.

Les principaux défis du travail à distance pour les responsables informatiques et comment les relever

La crise COVID-19 a contraint les entreprises du monde entier à se lancer dans la plus grande expérience de travail à domicile jamais réalisée. Dans l’industrie du tourisme comme ailleurs, les dirigeants de l’informatique jouent un rôle essentiel en permettant la poursuite du travail des entreprises qui ne reposent pas sur le contact physique direct avec les clients. L’infrastructure informatique de votre entreprise doit être suffisamment tolérante aux pannes et les employés ont besoin de se sentir soutenus alors qu’ils réorganisent leurs vies professionnelles en ligne à l’extérieur du bureau, ceci plus rapidement que ce que l’on n’aurait jamais pu imaginer.

Assurez-vous que l’infrastructure informatique peut faire face au passage au travail à distance et que vous disposez d’une bande passante suffisante pour prendre en charge le réseau privé virtuel (VPN) et l’accès aux ordinateurs de bureau à distance. Envisager de proposer un remboursement aux employés qui doivent dépenser plus d’argent pour leur connexion à large bande à domicile afin de pouvoir faire plus de vidéoconférences.

Préparez-vous à une augmentation des demandes d’assistance matérielle étant donné que les ordinateurs portables de travail risquent davantage d’être endommagés au domicile des employés. Parlez à votre équipe de soutien des fournisseurs pour vous assurer que vous pouvez obtenir de l’aide en cas de besoin.

Ne faites aucune compromise relative à la cybersécurité. Veillez à ce que les employés aient les préoccupations de sécurité en tête de liste, étant donné la probabilité accrue d’hameçonnage, de logiciels contre rançon et d’autres risques pendant cette période. Veiller à ce que les employés n’oublient pas de mettre à jour leur mot de passe VPN pour conserver l’accès.

Veiller à ce que des outils adéquats soient fournis pour la collaboration en ligne – l’accent est mis sur la vidéoconférence, les téléphones, le partage de fichiers et la messagerie d’équipe. Disposer d’un fournisseur de sauvegarde pour éviter les pannes et les conflits.

Ne présumez pas que tout le monde a les connaissances de base. Soyez prêt à expliquer aux employés comment mettre en œuvre un appel vidéo, ou comment faire face à une mauvaise connexion. Soyez prêt à traiter les demandes urgentes de toute nature.

Élaborer de solides plans de reprise après catastrophe pour la prochaine fois. Prenez note des points faibles de votre entreprise, examinez différents scénarios et mettez en évidence les domaines qui nécessitent une meilleure planification, afin que vous puissiez accorder plus d’attention à vos employés.

Le télétravail durable : pouvez-vous répondre à ces questions ?

La nature soudaine de la crise de la COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à obliger leurs employés qui peuvent travailler à domicile de le faire. Cependant, le travail à distance est maintenant susceptible de devenir un élément fondamental de la planification de la continuité des activités. Étant donné qu’un plus grand nombre d’employés travaillent à distance sur une base plus durable, pouvez-vous répondre aux questions suivantes?

  • Avez-vous besoin de modifier le contrat de travail?
  • Vos pratiques et vos politiques en matière de santé et de sécurité sont-elles adéquates dans la mesure où vos employés travaillent à domicile ? 
  • Y a-t-il des notifications ou des exigences réglementaires spécifiques à respecter ?
  • Votre personnel dispose-t-il des technologies et des infrastructures appropriées – et qui devrait payer pour des outils tels que l’Internet à domicile, les imprimantes ou la destruction de documents sécurisés ?
  • Vos informations confidentielles et votre propriété intellectuelle sont-elles suffisamment protégées alors que les frontières entre le domicile et le travail s’estompent de plus en plus ?
  • Avez-vous mis à jour vos politiques et pratiques informatiques pour tenir compte de l’utilisation accrue des outils et applications en ligne pour les communications et le partage et la signature de documents ?
  • Vos politiques ou exigences en matière de travail à distance, comme les dispositions relatives à la garde d’enfants, les frais de travail ou l’enregistrement des heures de travail, doivent-elles être modifiées ?
  • Les mesures des performances de votre personnel sont-elles appropriées et reflètent-elles pleinement la contribution des employés en raison de la réduction du temps en personne?
  • Comment maintenir l’engagement de vos équipes ainsi qu’une forte culture d’entreprise?

Printable Checklist: Essential Technology Practices for Employees Working Remotely

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